Ha távmunka a megoldás, ezekre érdemes figyelni

A home office-ból végzett munka egyébként is egyre több vállalat és munkavállaló körében népszerű, a koronavírus miatti elővigyázatosság pedig még aktuálisabbá teszi. Cikkünkben alapvető tippeket adunk mindkét oldalnak a hatékony távmunkához.

Néhány évtizede még szinte teljesen elképzelhetetlen volt – no persze nem azért, mert nem volt rá igény, inkább a technológia hiányzott hozzá. Ahhoz, hogy egy irodai alkalmazott hazavigye a munkát, papírokat, aktákat és egyéb “offline” kiegészítőket kellett magával cipelnie, és persze az azonnali interakció, kommunikáció és csoportmunka legtöbb elemét sem lehetett otthonról megoldani. A távközlés fejlődése és a digitalizáció azonban megteremtette azokat a technológiai feltételeket, amelyekkel egyre több munkakörben részlegesen vagy teljesen megoldható a távolról végzett munka.

Ennek kihasználása mellett eddig általában kényelmi szempontok (áthidalhatatlan földrajzi távolságok, hosszú utazás), vagy gazdasági megfontolások (olcsóbb céges infrastruktúra, kisebb iroda) szóltak, és persze akkor is hasznosnak bizonyult a lehetőség, ha a munkavállalókat valamilyen betegség vagy egyéb körülmény ideiglenesen vonta el a munkahelytől – de a munkától nem. Ebből a szempontból valamelyest “szerencse”, hogy a COVID-19 koronavírus nem évtizedekkel korábban, hanem 2020-ban érte el az egész világra kiterjedő méretet, így ugyanis jóval kevesebben veszítik el a munkájukat, a vállalatok is képesek fenntartani működésüket, miközben alkalmazhatóak a felsőbb szintű korlátozások (karantén, kijárási tilalom), valamint sokkal jobban szavatolható az is, hogy a munkatársak nem fertőzik meg egymást.

De hogyan döntsük el, kiknek ajánlott és elérhető az otthoni munkavégzés, valamint milyen alapvető feltételek, eszközök szükségesek ehhez? Először gyorsan essünk túl az alapokon, aztán adunk tippeket gyorsan alkalmazható távmunkás megoldásokra is.

Megengedi a munkakör?

Minden technikai feltétel és egyéb előtt ez a legfontosabb kérdés. Hiszen sajnos még a háttérrendszerek fejlődése sem tud otthon tartani olyan céges funkciókat, ahol szükséges a személyes jelenlét. Home office-ból nem lehet például karbantartói, gyártási és egyéb hasonló feladatokat ellátni, és vannak olyan munkakörök is, amelyek ugyan elvileg nem kötődnek közvetlenül a cég telephelyéhez, de folyamatosan szükség van hozzájuk közvetlen interakcióra. Épp ezért az elsősorban a közvetlen felettesek, projektmenedzserek, a munkaköröket és funkciókat átlátó HR-esek feladata, hogy megítéljék, kik tudnának teljes egészében, ideiglenesen vagy munkájuk egyes részleteit tekintve otthonról dolgozni.

Készen áll rá a vállalat?

Fontos az is, hogy ha hirtelen kell átállni a távmunka alapú működésre, már a munkaszervezés terén is alaposan felborulhat az addigi ügymenet. Tehát a leggyorsabb váltási igény esetén sem úszhatja meg azt a szervezet, hogy átgondolt stratégiát alakítson ki olyan kérdésekben, mint az otthonról dolgozó munkatársak “távfelügyelete”, a velük kapcsolatos kommunikáció, valamint a munkaügyi és technikai támogatás megoldása. Ezen lépések nélkül a távmunkás időszak első napjaiban eljuthatunk odáig, hogy sokféle hiba és tisztázatlan körülmény miatt nem haladt a munka, az otthonról próbálkozók elakadnak, nem nyújtanak megfelelő teljesítményt.

A kézzel foghatóbb céges feladatok közé pedig azok a technikai jellegű előkészületek tartoznak, amelyek műszakilag biztosítják a kollégák távoli elérését, az otthoni munkakörnyezet meglétét, a céges és otthoni rendszerek kompatibilitását és biztonságát. A legfontosabb kérdések között többek között ezek szerepelhetnek:

• A céges szoftverek és rendszerek távoli elérése: működik-e otthonról a fájlszerver, a levelezés, a számlázó rendszer, a csoportmunka-megoldás?
• Ha a fentiekre igen a válasz, biztonságos-e ezek megnyitása a külvilág felé? Minden rendszer megfelelő védelemmel rendelkezik-e, például jelszavakkal vagy egyéb autentikációs módszerekkel, VPN-nel, titkosítással?
• Van-e képzett, rendelkezésre álló támogató személyzet arra, hogy a távmunkások technikai problémáit, kérdéseit orvosolni tudják?

Mi kell egy otthoni irodába?

Bár természetesen a tökéletesen megfelelő feltételrendszer cégenként és feladatkörönként változik, szinte biztos, hogy az otthoni munkára átálló dolgozóknak szükségük lesz az alábbiakra:

• Minél erősebb sávszélességű internetelérés (fontos, hogy a feltöltés sebessége is fontos lehet azoknak, akik nagyméretű fájlokkal dolgoznak)
• A céges számítógép konfigurációját megközelítő vagy meghaladó otthoni PC vagy laptop
• Ha van dedikált céges szoftver, akkor azok telepített változata a gépen, ha nincs, akkor a vállalat által használt felhőszolgáltatások eléréséhez szükséges appok, jelszavak és egyéb belépési metódusok
• Folyamatosan elérhető, hang és kép alapú kommunikációra képes eszközök, szükség esetén csoportos beszélgetések, konferenciahívások képességével

Mit tegyünk akkor, ha hirtelen kell otthoni munkára váltanunk?

Egyes esetekben előfordulhat, hogy a fenti előkészületek nélkül kell otthoni munkára váltani. Ilyen például a COVID-19 járvány által teremtett helyzet is, amikor vagy ajánlás, vagy akár konkrét vészforgatókönyv miatti rendeletek szabályoznak valamilyen szintű otthoni karantént vagy kijárási tilalmat. Esélyes akár az is, hogy egyik nap még nyugodtan mentünk haza az irodából és másnap már nem is tudunk bemenni, így ott állunk az otthoni eszközeink előtt és próbáljuk nulláról folytatni a munkát. Ilyenkor jöhetnek jól az alábbi appok:

• Skype, Hangouts, Google Duo és egyéb kommunikációs szoftverek. Válasszuk ki azt, amelyik a legkényelmesebb a számunkra leghatékonyabb kommunikációs formára (szöveges, hang vagy videó), valamint rendelkezik olyan extrákkal, amikre szükség van a munkánk során (fájlküldés, képernyő megosztása, több szereplős beszélgetés)
• Felhő alapú irodai szoftverek (Google Docs, Office 365). Válasszuk azt, amely leginkább kompatibilis az irodában használt dokumentumokkal, és használjuk ki az elérhető csoportmunka-lehetőségeket, például a jogosultság-alapú dokumentum-megosztást, vagy a jegyzetekkel és chattel megerősített egyidejű szerkesztést.
• Felhőtárhelyek (Dropbox, OneDrive, Google Drive, stb.). Az ilyen megoldások főleg akkor hasznosak, ha a cégnek nincs kívülről elérhető tárhelye vagy megosztási felülete. A tárhelyekhez vagy azok egyes mappáihoz megadhatunk jogosultságokat és szabályokat, illetve a gépünk egyes mappáit akár automatikusan is szinkronizáltathatjuk, hogy ne kelljen nekünk foglalkoznunk a nap közben készített dokumentumok és egyéb fájlok aktualizálásával.
• Csoportmunka-megoldások (Slack, Microsoft Teams, Trello, WebEx, stb.). Bár a céges meetingek talán nem hiányoznak majd mindenkinek, de érdemes olyan virtuális felületet használni, ami a belső megbeszélések, feladatkiosztási és -követési módszereket váltja ki. Az ilyen appokba felvihetjük az egyes feladatokat és felelősöket, munkafázisokat, ezáltal távolról is átláthatjuk, mi történik épp a csapat egészében, ki mivel foglalkozik, hol tart és milyen segítségre van szüksége.

Természetesen ezek csak alapok, hiszen sokféle otthoni munkára, virtuális csoportmunkára alkalmas további app és webes szolgáltatás érhető el, ezért érdemes akár a saját munkakör feltételeit legjobban teljesítő megoldásokra kulcsszavakkal rákeresni, hogy a lehető legjobban emulálhassuk az otthoni dolgozósarokban a munkahelyi környezetet a benti eszközeinktől a többi munkatárs jelenlétéig.

Jövőbiztos megoldások

A fenti appok és szolgáltatások persze leginkább amolyan vészhelyzeti megoldások, hiszen még így is akadhat egy csomó olyan céges funkció, amelyet a hirtelen összeállított távmunkás rendszerben nem lehet maradéktalanul kezelni. Épp ezért a jelenlegi állapot lecsengése után érdemes arra is odafigyelni, hogy a következő távmunka-hullámot már felkészültebben kezelhesse a vállalat. Válóczi-Horváth Alíz, a T-Systems szolgáltatás portfolió menedzsere szerint a legbiztosabb módszer az, ha a cég egy olyan csomag-megoldásban gondolkozik, amely a távmunka minden szegmensét lefedi a gyors, mindenhol elérhető és biztonságos hálózattól a szükséges szoftverken át a felhő alapú szolgátlatásokig. Hiszen jöhet sokféle egyéb olyan élethelyzet, amilyet például a koronavírus előtt az izlandi vulkánkitörés által okozott utazási korlátozások eredményeztek, és a világ még megannyi egyéb okot adhat arra, hogy minél többen választanák az otthoni munkavégzést. Ezért nem árt, ha a következő ilyen eseményt már teljes körűen felkészülve várja munkáltató és munkavállaló egyaránt.