Értekezlet, találkozó, megbeszélés, meeting – a legtöbbször hasznos tevékenységeknek akad egy mumusa is, méghozzá a helyfüggőség. A virtuális konferenciák azonban segíthetnek a problémán.
Dugóban ülök. Öt perc és ott vagyok. Elkapott valamit a gyerek az oviban, el kell mennem érte. Otthon hagytam a laptoptöltőm. Lerobbant az autóm. Foglalt a tárgyaló. Számtalan indok van, ami miatt le lehet mondani egy meetinget és lássuk be, a legtöbb hibalehetőséget az emberi mivoltunk szolgáltatja ehhez. Azonban, ha élünk a korunk adta lehetőségekkel és a megbeszéléseket is egy helyfüggetlen térbe helyezzük, nagyban növelhetjük a napunk hatékonyságát.
De nem csak a fenti esetekben hasznos virtuális megbeszéléseket tartani. Az olyan cégeknél, ahol más országokban, különböző időzónákban dolgoznak, szintén drága és nehézkes lenne megoldani a folyamatos személyes kapcsolattartást. Azt viszont még mindig könnyebb megoldani, hogy ha a New York-i iroda délután négykor szeretne egy megbeszélést, akkor magyar idő szerint este tízkor bekapcsoljuk a PC-t, a tabletet vagy a telefont, és akár otthonról is bekapcsolódhatunk.
Talán többünknél már bevett dolog a telefonkonferencia, azonban ennek is megvannak a hátrányai: szakadozik a vonal, nem jó a hangminőség, nem működik nonverbális kommunikáció, mert a vonal másik végén nem látják. A hangalapú megbeszéléseket lassan lecseréltük a videóalapúakra, amik aktív részvételi lehetőséggel kecsegtetnek egy ötletelés vagy vita során. Ez persze megint azt jelenti, hogy biztosra kell mennünk a felszerelést illetően: először is egy HD kamera, valamint megfelelő sávszélesség azok, amik elengedhetetlen eszközei a minőségi videóhívásnak. A másik pedig a megfelelő szoftver megtalálása, ami mindenki számára felhasználóbarát és kézre esik.
Távol, mégis közel
A legelterjedtebb és legnépszerűbb ezek közül a Skype, amihez ingyenesen férhetünk hozzá, baráti beszélgetésekre és egy 20 fős csapat meetingjének lebonyolítására egyaránt alkalmas akár a képernyőnk tartalmának megosztása mellett – így még a meetingek elengedhetetlen kellékeit, a diákat is bemutathatjuk a többieknek. A Zoom talán nagyobb népszerűségnek örvend üzleti berkekben, az árszabása vegyes, az ingyenes verzióját 100 főre is kiterjeszthetjük, de a vállalatok számára biztosított fizetési opció lehetőséget biztosít akár 200 fő becsatlakoztatására egy videókonferenciára.
Érdekes szereplő a listán a Join.me szoftvere, ami egy online meetingekre specializált applikáció. Itt személyre szabhatod a beszélgetés hátterét és egyedi URL-lel segítheted a társaid becsatlakozását a beszélgetésbe. A megoldás egyébként arra is képes, hogy a beszélgetőpartnert beengedhesd a saját géped irányításába, tehát ha például egy számítástechnikai feladat megoldásában kérsz segítséget, vagy távmunka közben egy hiba miatt rendszergazdára volna szükséged, máris azt láthatod, hogy a távoli partner mozgatja az egérkurzorodat, mintha csak átengedted volna neki a helyet a géped előtt.
Közös erőfeszítések
A videóchat és meeting szoftverek mellett folytathatjuk a munkát a Slack vagy Yammer nevű applikációk felületén, ahol számtalan lehetőség nyílik arra, hogy megfelelően rendszerezzük a projekteket és az azokhoz tartozó beszélgetések folyamát. Szintén sokoldalú szolgáltatás ezen a piacon a Google Hangouts, ami egy csoport beszélgetését videóüzenetekkel és dokumentummegosztással tudja hasznosabbá, színesebbé tenni.
A vállalati környezetekben népszerű még a Microsoft Lync, illetve ennek utódjaként az Office 365 csomag részeként elérhető Microsoft Teams. A videókonferenciás világban alap-névnek számító Cisco pedig a Webex csoportmunka-eszközt kínálja hasonló feladatokra. Minél összetettebb egy ilyen rendszer, annál többet kínál egy egyszerű videótelefonnál – az utóbbi eszközökben például már elérhető a csoportos üzenetküldés, a feladatok kiosztása és priorizálása, a fájlmegosztás, valamint olyan közös felületek kezelése, amelyek úgy működnek, mint egy nagy rajztábla – ide a világon bárhonnan becsatlakozó kollégák írhatnak, rajzolhatnak, feladatokat és emlékeztetőket tűzhetnek ki, ezáltal egy virtuális tárgyalóvá változtatva a szoftvert.
Mire figyelj, mielőtt belépsz egy virtuális megbeszélésbe?
● Ellenőrizd, megfelelő-e a sávszélesség az akadásmentes, jól látható és hallható videós beszélgetéshez. Nincs annál kellemetlenebb, mint amikor percekig hallózunk a két végponton, vagy épp a legfontosabb elhangzott részletekre kell újra és újra rákérdezni.
● Legyen az általad használt szoftverben egyértelműen jelezve, ki vagy. Egy céges megbeszélésbe a Bubuka666 felhasználónévvel csatlakozni nem csak ciki, de a beazonosíthatóság is csorbát szenved.
● Ha nincs bejáratott eszközötök a videós megbeszélésekre, válasszátok ki közösen azt a megoldást, ami a legjobban kiszolgálja az igényeiteket. Gondoljátok ki előre, hány ember szeretne egyszerre csatlakozni, szükség van-e fájltovábbításra, munkaasztal megosztására vagy egyéb extrákra.
● Válassz lehetőleg jól megvilágított, háttérzajtól mentes területet, hogy partnereid jól lássanak és a beszélgetésbe ne zavarjon bele sem a centrifugáló mosógép, sem a nyitott ablak előtti forgalom zaja.
● Kövess egy minimális meeting-etikettet! Igaz, hogy nem feltétlenül az irodából beszélsz, de ne egy elnyűtt pólóban és kisnadrágban csatlakozz egy céges megbeszéléshez, ahogy az is kellemetlen, ha a háttérben az alsóneműkkel teleszórt ruhaszárító mosolyog a többiekre.
● Használd okosan a némítás funkciót. Ha épp nem te beszélsz, a többieket zavarhatja a mikrofonodból érkező zaj, ráadásul így akár a környezetedhez is beszélhetsz, motoszkálhatsz, gépelhetsz anélkül, hogy ezzel befolyásolnád a beszélgetést.
A megoldások száma szinte végtelen, azonban ha ismerjük az ügyfél elvárásait és saját igényeinket, azt, hogy mire van szükségünk egy kényelmes meeting lebonyolításához és milyen eszközöket használunk leggyakrabban, megkönnyíti a megfelelő szoftver kiválasztásának folyamatát. Bármi, amit a fizikai találkozókon csinálunk, meg lehet tenni online térben is, így, ha kis megerőltetéssel jár is, vagy komfortzónán kívül esik egy új eszköz használatának elsajátítása, érdemes megtenni az első lépést és nyitni a technológiák felé. Nincs több elveszett jegyzet, kismilliószor áttett aztán soha meg nem tartott találkozó, az emberi hibák a digitális térben kiküszöbölhetőek.
