Mi a teendő akkor, ha a karantén kellős közepén szeretnénk egy többszereplős megbeszélést tartani a munkatársakkal? Szerencsére több megoldás is létezik, mindegyik másban jó igazán. A sokszereplős meetingektől a megosztható képernyőkig adunk néhány tippet a kipróbálható szolgáltatásokkal kapcsolatban.
Az otthoni irodát korábban is használták már azok, akiknek a munkaköre és az otthoni infrastruktúrája ezt lehetővé tette, de a járványhelyzet miatt olyanok is saját lakásukban kénytelenek kialakítani mini-irodáikat, akik egyrészt nem ehhez a munkamódszerhez szoktak, másrészt eddigi napi feladataikhoz hozzátartozott a közvetlen kapcsolattartás másokkal, a munkafázisok folyamatos egyeztetése, közös ötletelés és hasonlók.
Ha a jelenlegi járványhelyzet mondjuk 30 éve tör ki, bizony ezen a fronton bajban lennénk, hiszen legfeljebb néhány kezdetleges mobillal, de főleg vezetékes telefonokkal, fénymásolókkal és faxokkal kellene megoldani minden kommunikációt, de manapság már sokféle lehetőség kínálkozik arra, hogy akár csoportos videóhívás formájában is kibővítsük virtuális irodánkat, és még ezen belül is sokféle lehetőségünk van extra funkciók használatára. Az első ilyen rendszerek még nagyvállalati felhasználásra készültek és kifejezetten drágán lehetett őket beszerezni, a szoftver-hardver hibridekhez gyakran külön videós tárgyaló is tartozott. Manapság viszont elég egy ingyenesen letölthető, vagy aprópénzért előfizetős app, egy laptop vagy akár egy telefon ahhoz, hogy megoldhassuk ugyanezt. Ilyen szolgáltatásokból mutatunk most néhányat, méghozzá olyanokat, amelyek alapesetben ingyenesen (is) használhatók, ezért még azok a cégek és alkalmazottak számára is elérhetőek, akik nem készültek fel a karanténhelyzetre.
Skype – a klasszikus megoldás
Ez a szolgáltatás a videóhívás egyik úttörőjeként indult, és egy idő után a Microsoft vette át a kezelését. A szöveges chat mellett a csoportos videóhívás is teljesen ingyenes, tavaly áprilisban pedig megemelték a résztvevők maximális számát 25-ről 50-re, tehát akár egy egész kisebb cég teljes állományát is egy képernyőre lehet terelni. A videókonferenciák indítása kifejezetten egyszerű, és a Windows vagy Mac gépek mellett mobilokon, és még Xbox One játékkonzolokon is használhatjuk. A teljes képernyős, nagyfelbontású képek mellett lehetőség van például arra is, hogy elmossuk a hátteret, így kitakarhatjuk az üzleti megbeszélésről a lakás kevéssé iroda-jellegű tereit. Eseti megoldásként jól jöhet a Skype Now szolgáltatás, amellyel mindenféle regisztráció, bejelentkezés és letöltögetés nélkül indíthatunk videós konferenciabeszélgetéseket, ehhez csak az általunk kreált meeting hivatkozását kell körbeküldeni. Fizetni csak olyan extrákért kell, mint a közvetlen mobilhívás és SMS küldés lehetősége, a videós beszélgetések terén azonban nincsenek megszorítások.
Zoom – trónkövetelő apróbb szépséghibákkal
A karantén-időszak kezdetén még arról szóltak a hírek, hogy a Zoom lett az egyik legnagyobb nyertese a csoportos videóhívások iránti növekvő keresletnek, aztán viszont egyre-másra bukkantak elő érdekes információk. Először a hirtelen megnőtt érdeklődés miatt akadozni kezdett a szolgáltatás, majd olyan bakik derültek ki, mint amikor a nem megfelelően “elkerített” videós meetingekbe illetéktelenek is beletrollkodhatnak, ahogy nemrég az is kiderült, hogy az üzemeltetők állításával ellentétben nem igazi végponttól végpontig titkosított kommunikációt ad a szolgáltatás. A Zoom mindenesetre most új biztonsági csapattal, nagy átalakításokkal próbálkozik, és tény, hogy jól megválasztott jelszavakkal már trolloktól sem kell tartanunk. Az ingyenes verzió is sokat tud: akár 100 résztvevővel beszélgethetünk egyszerre, bár a csoportos videóhívásoknál van egy 40 perces időkorlát, de a hívásokat újraindíthatjuk, tehát ez csak apró kellemetlenség. Emellett HD videó és hang, többféle nézet, virtuális hátterek állnak rendelkezésre. Megoszthatunk asztali elemeket és fájlokat, és alkalmazáson belül rögzíthetjük is a hívásokat. A havidíjas konstrukciók például felhő alapú mentéssel, hosszabb beszélgetési korlátokkal és különféle szoftver-integrációval adnak többet.
Google Duo – a legszebb és legegyszerűbb
A Google versenyzője az egyik legegyszerűbben kezelhető videókommunikációs alkalmazás. A mobilszámhoz kötött szolgáltatásban az égvilágon semmilyen extra nincs, sehol egy AR-filter vagy vicces háttér, csak az 1:1 és csoportos videóhívások – viszont talán ezért is lehet, hogy az általunk próbált mobilos megoldások közül általában a Duo adja a legszebb képet és a leginkább akadásmentes videófolyamot. A már eleve jó minőséget épp a napokban turbózzák tovább egy új videókodekkel, amely még alacsony sávszélesség mellett is éles, kontrasztos képet ad. Az egyszerre csevegők számát nemrég emelték 12-re, ami ugyan elmarad a fent említettektől, de már így is belefér a keretbe egy kis- vagy közepes cég, vagy egy vállalat tematikus csapata. Az app semmi mást nem kér, csak egy telefonszámot, tehát akár az egyéb Google szolgáltatásoktól teljesen függetlenül is használható. Most már webes kliense is létezik, amelyet e-mail címmel vehetünk igénybe. Olyan ötletes funkciók is segítenek, mint a legfeljebb fél perces videóüzenetek küldése, ha a hívott fél épp nem veszi fel, de híváskor is látszik a másik fél képernyőjén egy valós idejű videós előnézet, hogy tudjuk, ki keres és milyen körülmények közül próbálkozik.
Messenger – kézenfekvő, bár nem túl üzleti
Mivel a Facebook felhasználóknak ez az app eleve rendelkezésre áll, ebből a szempontból az egyik leginkább kézenfekvő megoldás lehet akkor, ha a közösségi oldalon meglévő ismerőseinkkel szeretnénk csoportos videós beszélgetéseket folytatni – jó kérdés, hogy a munkatársaink elérhetőek-e Facebookon, és ha nem, hajlandóak-e a Messenger miatt regisztrálni. Használhatjuk Facebook alól, vagy mobilon külön app formájában, de Windows és macOS alá is nemrég jelent meg a Facebook-mentes külön alkalmazás (ettől mondjuk az oldalra regisztrálni kell a használathoz). A videós működése kissé sajátságos, ugyanis hang-alapú csevegésben 50-en is részt vehetnek, de csak hatan látszanak videón is. Előny lehet az, hogy a Facebookot használó, kevésbé tech-orientált munkatársaknak nem kell külön megtanítani egy másik app használatát, beregisztráltatni őket oda, hanem csak a megfelelő csoportot létrehozva megnyomni a kis kamera ikont, és már mehet is a beszélgetés.
Bicegős alternatívák és céges rendszerek
Többszereplős videós beszélgetésre egyre több app képes, de persze ezek közül nem minden alkalmas igazán egy céges meeting levezénylésére. Szükségmegoldásként működhet a WhatsApp, amelyben a napokban tervezik négyről nyolcra emelni a videóhívások egyidejű résztvevőinek számát, és ott a FaceTime is, amelynek használatát viszont korlátozza, hogy csak Apple eszközökön elérhető. Vannak feltörekvő szolgáltatások is, mint például az ingyen is egész jóféle funkciókat kínáló Jitsi Meet, de persze a legjobban az működik, ha a cégnek már eleve van valamilyen videós kommunikációra használt rendszere, mint amilyen a WebEx vagy a StarLeaf. Szintén jó megoldás lehet a Microsoft Teams használata, hiszen a céges csoportmunkára kitalált szoftverben a Skype motorjára épülő, többszereplős hang- és videóhívásra alkalmas rendszer dolgozik, és a megfelelő feltételek mellett akár 250 fős konferenciákat is lebonyolíthatunk a virtuális csapattagokkal. Amennyiben ilyesmit még nem épített ki a csapat, de szeretne a fenti ingyenes módszereken túl egy saját, céges rendszert működtetni, érdemes csomag-alapú megoldásokban gondolkodni, ilyeneket a T-Systems is kínál az adott igényekre szabva.
Az otthoni irodák videós összekapcsolása mindenesetre sokféleképpen megoldható, érdemes időt szánni annak kipróbálására, melyik megoldás a leginkább célravezető az adott csapat megbeszélési stílusának, időzítésének, otthoni infrastruktúrájának tükrében – és fontos, hogy senki ne felejtsen el legalább egy pólót és nadrágot húzni, mielőtt kezdődik az online megbeszélés, mert az otthoni munkavégzés közben könnyű hozzászokni a kevésbé irodához illő megjelenésről.
