Nyolc óra munka, nyolc óra pihenés, nyolc óra szórakozás, avagy régen minden jobb volt. Ma már ezerféle teendőt kell észben tartani: szerencsére még a mobilod is segíteni tud ebben.
Produktivitás. Csodálatosan hangzó szó, főleg a munkaértekezleteken, a HR-osztályokon és a motivációs tréningeken, de egyszerre a legutáltabb kifejezésnek is tarthatjuk a valóságban, amikor a magánéletben és a munkában is ezerféle feladatot, információt, iránymutatást kell a fejünkben tartanunk, zsonglőrködni a percekkel és közben megtartani annyi motivációt, hogy ne boruljunk ki félúton. Persze nem állhat mindenki mellett egy „kisfőnök”, aki okosan beosztja az időt és energiát, ezért magunknak kell megtalálnunk a megoldást. Szerencsére nem kell érte messzire menni, elég bekapcsolni a telefont.
Munkaidő mínusz idő nem egyenlő a munkával
Egy 2016-os tanulmány szerint a megkérdezett alkalmazottak 89 százaléka vallotta be, hogy nem tölti teljesen hatékonyan a munkaidejét. A válaszok alapján az emberek többsége a rendelkezésére álló munkaidejének mindössze 60 százalékát használja valóban fontos tevékenységekre – olyan ez, mintha egy öt napos munkahétből csak hármat dolgoznánk. Csak hát, ettől függetlenül öt napot töltünk bent…
Sokszor persze maga a munka is lehet figyelemelterelő: a felmérés szerint az irodai dolgozók leggyakrabban e-mailezéssel töltik az időt, ami azért is visszás, mert a sokfelől érkező és sokfelé küldött levelek elaprózzák a figyelmet, ráadásul egy-egy levél vagy üzenet elolvasása után is időbe telik visszarázódni az előtte elkezdett feladatba. Ugyanígy sok időt vesz el a céltalan internet-böngészés, kiemelten a közösségimédia-oldalak pörgetése, és bizony a válaszadók 10 százaléka azt is bevallotta, hogy konkrétan időhúzásba menekül.
A segítség legtöbbször kifejezetten egyszerű. Ha a munka lépéseinek számával vagy épp bonyolultságával van baj, akkor olyan appokat kell választani, amelyek egy helyre gyűjtik és akár priorizálják is a feladatokat. Ha pedig a sokféle figyelemelterelő tényező a gond, akkor figyeltessük saját magunkat egy appal, amely könyörtelenül a szemünkbe mondja, mennyi időt vesztegettünk el feleslegesen, és akár meg is tud akadályozni minket ebben.
To-Do: mindent a maga idejében!
A Microsoft olyan appot készített, amely segít kezelni, fontossági sorrendbe állítani és elvégezni minden fontos napi feladatot. Ráadásul az sem probléma, ha a munkád egy részét PC-n végzed, míg a „kisokos” telefonon található: a To-Do elérhető Windows 10, Android és iOS alá egyaránt, ráadásul összekapcsolható az Office 365-tel, így még a platformok közötti átjárás is biztosított.
Minden napot szó szerint tiszta lappal kezdünk, ide vihetjük fel a feladatokat, amelyeket aztán az app segít sorba rendezni fontosság szerint. Ezeket kategóriába is rendezhetjük, elláthatjuk őket a házimunkától a családon át a munkán át többféle címkével. Mindenhez beállíthatunk emlékeztetőket és határidőket is, így semmi nem csúszhat ki a kezünk közül. Ráadásul megoszthatunk feladatokat kollégákkal vagy akár családtagokkal egyszerű címszavaktól akár egy bevásárlási listáig.
Evernote: a notesz mindig kéznél van
Sokszor azzal telik meg az agyunk nap közben, hogy a sokfelől érkező feladatokat és információkat nincs időnk használhatóan feljegyezni, hogy később visszakereshessük, elrendezzük őket. Az Evernote ebben segít, ugyanis egy csomó módot ad arra, hogy eltároljunk valamit az adott körülményekhez képest leggyorsabban. Hagyományos mobilos noteszként be is pötyöghetjük a mondandónkat, de felismeri a kézírást is. Egy-egy jegyzetbe behúzhatunk fájlokat, képeket is, akár egy repülőjegy fotóját, egy villámgyorsan felmondott hang alapú emlékeztetőt vagy egy boltban kapott nyugtát is.
Az Evernote szintén kiváló a jegyzetek és egyéb dokumentumok szinkronizálásában. Az asztali gépen használható változat és a mobilappok folyamatosan adatot cserélnek, így út közben is elérhetjük azokat a friss információkat, amelyeket az irodában vittünk fel, de ugyanúgy a céges megbeszélésen is meglesznek azok az utolsó pillanatos ötletek, amelyet a reggeli ingázás közben írtunk be a telefonba.
Google Keep: a virtuális post-it
Hasonló funkciókkal bír a Google Keep is, amely leginkább egyszerűségével hódít. Mobilon, valamint asztali gépen (a Chrome böngésző bővítményeként) egyaránt használhatjuk, és egy gyors feladatot, jegyzetet, bevásárlólistát begépelve vagy hangfelismeréssel is rögzíthetünk. Ez aztán a valóságban megszokott sárga cetlik virtuális másaként jelenik meg előttünk (sőt, a színét még meg is változtathatjuk), és a mobilok kijelzője mellett akár a Google Docs oldalsávjában is felbukkannak, hogy kapásból behúzhassuk őket az épp elkészített dokumentumba megjegyzésként.
MindMeister: folyamatábrával egyszerűbb!
Amikor egy olyan feladatot kapunk, ahol az induló helyzet és a végcél között sok kisebb részfeladat, döntés, logikai elágazás és „mi lenne, ha…” elem található, könnyű elveszíteni a fonalat. Épp ezért sokszor hasznos, ha előre lerajzoljuk, hogyan jutunk el A-tól Z-ig, hol vannak lehetséges elágazások a folyamatban, milyen lépések szükségesek és milyen veszélyek várhatóak út közben.
Kockás papír helyett a MindMeisterrel könnyen létrehozhatunk ilyen ábrákat, az egyszerű logikai buborékokat, nyilakat, kis ikonokkal jelölt lépéseket elláthatjuk jegyzetekkel és színekkel is, így aztán az előttünk álló káosz helyett egy logikus, részekre tagolt utat láthatunk, amin már sokkal magabiztosabban indulhatunk el a cél felé. A MindMeister webes felületen, valamint Android és iOS alatt is használható, három ábra ingyenes, és ha ennél többet szeretnénk rajzolgatva gondolkodni, akkor is csak 5 dollár havidíjat kell kifizetnünk érte.
RescueTime: ne hagyd, hogy bármi elvonja a figyelmed!
Most pedig csakazértis nekiülök annak a vizsgának! Keresek is hozzá forrásanyagot a neten… Hopp, egy cicás videó! Hopp, még több! És hopp, eltelt a nap! Ismerős? Sokan érezzük így magunkat tanulással, munkával, otthoni feladatokkal kapcsolatban egyaránt. Annyi minden áhítozik a figyelmünkre, és néha mi magunk sem vesszük észre, mennyi időt töltünk el a napunkból felesleges dolgokkal.
A RescueTime pont ezt végzi el helyettünk: folyamatosan figyel, és gyűjti az információt arról, milyen appokat és szoftvereket használunk, milyen weboldalakat és szolgáltatásokat látogatunk. Erről aztán részletes statisztikát készít, mivel adatbázisa segítségével meg tudja különböztetni, mikor töltöttük valóban hasznosan az időt és a napból mennyi ment el valami felesleges látszatcselekvéssel.
Ez a funkció ingyenes, de ha még erősebb noszogatásra van szükségünk, a havi 9 dolláros prémium kiadás még arra is képes, hogy bizonyos időszakokra (például munkaidőben) letiltson egyes appokat vagy weboldalakat, illetve beállíthatjuk azt is, hogy például egy mobilos játékkal, Facebookkal vagy webes pletykamagazinnal kapcsolatban egy bizonyos idő után dobjon fel nekünk egy figyelmeztető ablakot, miszerint kezdünk túl sok időt tölteni vele, ideje visszatérni a munkához.
