Így kezeld nyaralás után a digitális káoszt

/, TIPPEK, ÜZLET/Így kezeld nyaralás után a digitális káoszt

Lenyugodtál, kiürült belőled a stressz, a pörgés és a sok feladat. Egy-két hétig kiírtad magad a digitális világból, de egyszer vissza kell térni a munkába, és ilyenkor úgy érzed, minden rád zuhan. Hogy lehet ebből kimászni?

Nyaralni igenis kötelező – legalábbis valamilyen szinten minden évben érdemes a munkától és a feladatoktól távol tölteni egy hosszabb időszakot. Ez egyáltalán nem lustaság vagy épp a munkaundor jele, még azoknak is érdemes felfrissülniük, akik imádják a munkájukat. Egész egyszerűen arról van szó, hogy ahogy az izmoknak is szükségük van nyugodt állapotra két maraton között, vagy a motornak is le kell hűlnie egy hosszabb út után, az embereknek is pihentetniük kell azokat az agytekervényeket és lélekcsipkéket, amelyeket egész évben a munkára használnak – pont ez garantálja azt, hogy a következő dolgos időszak is teljes kapacitással, frissen és akár jó kedvvel kezdődhet.

Teljes kikapcs

Mivel egy jó nyaralásnak pont az a lényege, hogy a lehető legkevesebbet gondoljunk mindarra, ami egész évben uralja az életünket, a leginkább célravezető módszer az, ha szinte teljesen elvágjuk magunkat a munkától. Ha a munkahelyi e-mailünk különbözik a személyestől, lehetőleg ne nézzük az előbbit egyáltalán, és állítsunk be olyan automata visszajelzést, amely közli a levélküldővel, miszerint szabadságon vagyunk, mikor érkezünk vissza és kit kereshet időközben. A kollégáknak ugyancsak hagyjuk meg jó előre, hogy az adott időszakban csak SOS kérdésekkel keressenek, és amennyiben van munkahelyi telefonszámunk, azt is állítsuk hangpostára, vagy irányítsuk át a megfelelő munkatárshoz.

Ha a megfelelő időben elkezdjük előkészíteni mindezt, nagy eséllyel tényleg lehet egy-két olyan hetünk, amikor csak a legsürgősebb esetekben kell a munkahelyi ügyekkel foglalkoznunk, és ha igazán jól csinálunk mindent, a visszatérésig semmi nem jut el hozzánk “bentről”.

A visszatérés fájdalmai

Amikor egy szabadság után, egy vagy két hét pihenést és “nemtörődömséget” követően újra munkába állunk, nem csak az okozhat fejfájást, hogy a tópart, erdők, vagy szimplán az ágy kényelme után ismét kötelező foglalkozással telnek majd a napjaink. Ha valaki jól választ munkát, ez az érzés gyorsan leküzdhető. De még akkor is ott van az a problémakör, ami tipikusan a nyaralás után két nappal már olyan zombit csinál az emberekből, mintha sosem pihentek volna egyáltalán. Ez pedig a feltorlódott munkák, feladatok, üzenetek, e-mailek és egyéb digitális felkiáltójelek tömkelege.

Amikor folyamatosan dolgozzuk végig a napokat és heteket, a fentiek is folyamatosan érkeznek, ezért képesek vagyunk kezelni, időzíteni őket. Viszont amikor a nyakunkba ömlik egy-két hét “termése”, sokszor csupán napjaink vannak arra, hogy mindent kibogozzunk és elintézzünk. Érdemes tehát úgy nekikezdeni a szabadság utáni első munkanapnak, hogy a feladatokkal, és magunkkal szemben is szigorú szabályokat állítunk fel – de itt a szigorúság pont azt eredményezi, hogy nem őrülünk bele a távollétünkben felgyülemlett, és lesből egyből ránk ömlő káoszba.

Munkahelyek, ahol a szabadság szent

Egyre divatosabb az a felfogás, amely szerint a munkáltató szinte kötelezővé teszi a szabadság alatti teljes pihenést és munkamegvonást. A Thrive Global wellnesscég alapítója és ügyvezetője, Arianna Huffington például bevezetett egy olyan szabályt, hogy a munkatársak szabadsága alatt a nekik érkező e-mailekre meglepő automatikus választ küld a céges rendszer. Ebben az szerepel, hogy a keresett kolléga szabadságát tölti egy bizonyos dátumig, ezért ha kifejezetten csak vele szeretne kapcsolatba kerülni, küldje el neki a levelet majd akkor, ez a mostani ugyanis törlődik a céges fiókból.

Első napos tippek őrület ellen

1. Hegyekben álló e-mailek

Az elintézetlen feladatok, belső és külső érdeklődések, információk, hírlevelek és minden egyéb egyetlen óriási masszaként támad a nyaralás utáni első munkanapon. Amit mindenképpen tilos elkezdeni, az az, hogy sorban, egyenként részletesen átrágjuk magunkat mindenen, és ugyanígy egymás után igyekszünk válaszolni, megoldani mindet. Így pont a fontossági sorrendek borulnak fel, és hiába kezdjük a szabadság első napján érkezett levelek feldolgozásával, ha például a harmadik és az ötödik napon jött egy-egy sürgős és fontos feladat vagy megválaszolnivaló. Ilyenkor ugyanis ezek küldői simán elkezdhetnek újabb levelekkel bombázni: “úgy tudom, ma már dolgozik, hogyhogy még nem válaszolt, hiszen írtam, hogy sürgős!”

Épp ezért az e-mailek feldolgozását inkább kezdjük úgy, hogy minden beérkező levelet csak gyorsan futunk át, majd csoportosítjuk őket prioritás, feladattípus szerint. A hírlevelek, érdektelen hírek gyorsan kiszűrhetőek, mehetnek a lomtárba. A feladatoknál nézzük meg, van-e említve határidő, vagy látható-e bármilyen extra sürgősségre utaló jelzés – ha igen, különböztessük meg ezeket jól láthatóan. Egyes levelezőszolgáltatásokban külön mappákba rendezhetjük az e-maileket, ilyenkor készítsünk egy “Sürgős” mappát és dobáljuk át gyorsan a legfontosabb leveleket. A többi mehet a “Válaszolni” vagy “Megoldandó” mappákba, ami pedig esetleg valamiért elsőre nem értelmezhető (például azért, mert a távollétünkben más kollégák munkájához kapcsolódik), annak nyissunk egy “Utánanézni” foldert.

Amikor már nincs olvasatlan levelünk, kezdjük a mappák sorrendjében a válaszokat és a feladatok megoldását, így biztosak lehetünk abban, hogy nem a legsürgősebbet hagyjuk a legvégére csak azért, mert dátum szerint később következne a sorban.

Ha az általunk használt szolgáltatás nem teszi lehetővé mappák készítését, még mindig van jó pár lehetőségünk a prioritások jelzésére. Több levelezőben elláthatjuk csillagokkal vagy felkiáltójelekkel a fontos leveleket, de Gmailben például bekapcsolhatjuk a Beállítások / Google Labs menüpontban azt a lehetőséget, hogy különféle színű és formájú “csillagokat” használjunk a piros felkiáltójeltől a kék i betűs “informatív” jelölésen át a zöld pipáig, amivel a megválaszolt leveleket, elkészült feladatokat jelölhetjük.

Ha végképp semmi hasonló lehetőséget nem kínál a szoftver, nyissunk egy jegyzettömböt és itt szedjük sorba kategóriánként a leveleket mondjuk a küldés dátuma és a feladó szerint, így is könnyen megtalálhatjuk őket később.

2. A szó elszáll, az írás… szintén

Nincs is annál szebb, amikor az asztalunkhoz visszatérve színes, öntapadós cetlik hadát találjuk az asztallapon, a monitoron, a billentyűzeten és még a lámpán is. Oldd meg, hívd vissza, gyere át, javítsd… Őrület, ráadásul amikor ezeket megpróbáljuk összeszedni és elhelyezni valahol, csak még nagyobb lesz a káosz, a fele eltűnik, összeragad, elviszi a huzat, és máris áll a bál, hogy “pedig kiírtam, hogyhogy nem vetted észre?”

Az ilyen üzeneteket is könnyen digitalizálhatjuk, ráadásul úgy, hogy ott lesznek folyamatosan a szemünk előtt. Windows alatt könnyen telepíthető a Sticky Notes app, ami tulajdonképpen a sárga Post-it címkék virtuális mása. Bármennyi ilyen lapocskát kitűzhetünk a monitorunk hátterére, ráírva az egyes feladatokat és emlékeztetőket. Ezeket a lapok hátterével is megkülönböztethetjük, és külön jó érzés lesz az, amikor az egyes munkafázisok végeztével a digitális postiteken kitörölhetünk egy-egy újabb sort.

3. Használd a naptáradat!

Sokak munkahelyén eleve van valamilyen belső rendszer és ehhez kapcsolódó naptár, de ha mégsem használ ilyet a csapat, internetes szolgáltatásokban is könnyen létrehozhatunk ilyeneket akár a Google, akár a Microsoft, akár valamilyen egyéb fejlesztő kínálatában. Érdemes esetleg arra is ügyelni ilyenkor, hogy személyes naptárunk mellé hozzunk létre egy munkahelyit, amit legfeljebb csak ezután kapcsolunk össze a sajáttal – így elválasztható minden szabadidős vagy családi program a munkával kapcsolatos bejegyzésektől, mégis láthatóvá tehető mindegyikből a többi.

A nyaralás utáni munkanapon, miután átnéztük és fontosság szerint rendeztük a beeső feladatokat, írjuk be a határidőket a naptárba, esetleg csatoljuk hozzá az alapvető információkat (ezeket akár másol-beilleszt módszerrel az eredeti e-mailből is átvihetjük), így a naptár böngészésekor nem kell másik alkalmazásban is keresgélnünk a részleteket.

Az is segít, ha munkatársainkat előre rávesszük, hogy a szabadság alatt nekünk delegált feladatokról, megbeszélésekről ne csak e-mailt küldjenek, hanem előre beállított naptárbejegyzést is, amelyeket így már nem is nekünk kell egyenként beírogatnunk, csupán jóváhagynunk őket, és ezután ott virítanak majd a megfelelő helyen. Fontos feladatokhoz állítsunk be emlékeztetőt is, amely a határidő előtt megadott idővel újra “csörög”, nehogy kifussunk az időből.

4. Egyéni pokol helyett csoportmunka

Sokféle olyan eszköz létezik, amely nem egyedi problémamegoldásra szolgál, hanem egy munkacsoport használhatja egymás között információcserére, feladatok elosztására, folyamatok követésére. Ilyenből szintén akad jó pár vállalatnál valamilyen belső használatú megoldás, de akár mi magunk is kipróbálhatunk olyan alternatívákat, amelyek bizonyos feltételek mellett ingyenesen is használhatóak. Ilyen például a Slack, a HeySpace, a Clinked vagy a Kezmo: saját kis csoportot hozhatunk létre, hozzáadhatjuk a kollégáinkat, és az appon belül üzenetekkel, megosztott feladatokkal, határidőkkel, megoldandó problémákkal zsonglőrködhetünk. Ezáltal eleve úgy mehetünk nyaralni, hogy a többiek számára továbbra is adott a csoportmunka-app használata, visszaérkezéskor pedig nem sajtpapírokkal és mindenhonnan érkező telefonokkal kell megbirkóznunk, hanem a folyamatosan vezetett feladatlistában láthatjuk, mit hagytak meg nekünk a többiek, mi történt a szabadságunk előtt elindított projektjeinkkel, ki mit csinált a távollétünkben.

Még olyan érdekes alkalmazásokat is bevethetünk, mint a Realtime Board, amely nem más, mint egy csoport által használható virtuális rajztábla, amin folyamatábrákat, gyors jegyzeteket oszthatunk meg, ezáltal rövid kihagyás után azonnal felmérhetjük és átláthatjuk a vizuális formában elénk tárt feladatokat.

Előre tervezéssel az utólagos fejfájás ellen

A legtöbb fenti megoldáshoz persze az is szükséges, hogy már a szabadság előtt igyekezzünk rákészülni a visszatérés utáni napokra. Igen, elsőre önkínzásnak hat, hogy már a pihenés megkezdése előtt a végére kell gondolnunk, de a jól megválasztott eszközökkel és módszerekkel elérhetjük, hogy ne a nyaralás utáni első órában illanjon el a felfrissült, nyugodt érzés úgy, mintha sosem léptünk volna ki az iroda ajtaján.

Szerző: |2019-08-28T12:40:13+00:002019.08.29|EMBER, TIPPEK, ÜZLET|

A Pont Most tartalmai a Magyar Telekom támogatásával készültek