A papír elhagyása a munkánk során nem újkeletű felindulás. A digitális munkavégzés hajnala óta foglalkoztatja az embereket, hogy mégis miképp helyezhetnénk át az irattárolást teljes egészében az online térbe. Azonban a kezdeti lelkesedést a kényelem és a megszokás miatt kevés vállalat tartotta fenn. Mégis mit tehetünk egyéni szinten a papírmentes irodáért? Hogy állnak a hazai cégek a papírmentessé válásban?
A Fellowes a tavalyi évben mérte fel a hazai kkv szektor adatvédelemmel kapcsolatos szokásait a Szinapszis Piackutató Intézet segítségével. Az eredmények a cégek GDPR felkészültsége mellett arra is rámutattak, hogy a digitális vagy a papíralapú adatvédelem harcában itthon még mindig a papíralapú iratkezelés működik jobban (79%). A vállalatok 81%-ánál jellemző az a szokás, hogy az elektronikusan küldött számlákat, szerződéseket, akár az önéletrajzokat is kinyomtatják, így a papíralapon és elektronikus formában is tárolt adatok aránya átlagosan 31% – a megkérdezettek mindössze 21%-a tárolja kizárólag elektronikus formában az értékes iratokat.
Globálisan a fenti számok még elkeserítőbb arányt mutatnak, hiszen ilyen szinten a vállalatok mindössze 18%-a mondja magát papírmentesnek. Annak ellenére, hogy rengeteg technológia áll rendelkezésünkre a papírhasználat csökkentése érdekében, még mindig nagyon távol állunk a valódi tettektől. A Föld megsemmisülése mellett azonban rövidtávú hátrányai is vannak ennek a felfogásnak: nem csak nehezebb a papírokat kezelni, de a termelékenységet is akadályozza, valamint a működési hatékonyságra is negatívan hat – az ezek által okozott károk pedig többe kerülnek a cégeknek, mint maga az átállás folyamata.
A papír alapú munkamenet hátrányai
A papír alapú rendszerek költségterhelést jelentenek, akadályozzák a munkafolyamatokat, és komoly biztonsági kockázatokat jelentenek. A Gartner becslése szerint a vállalatok bevételeik 1–3% -át költik az irodai nyomtatásra. Ebbe nem tartoznak bele a dokumentumok benyújtásának, szállításának és tárolásának költségei – nem is beszélve a tényleges papír költségeiről. És ne felejtsük el a közvetett költségeket: A papír alapú folyamatok időigényesek és eltávolítják a tudásmunkásokat a produktívabb és nagy értékű feladatoktól. Az az idő, amelyet az alkalmazottak ezen nem produktív feladatokra töltenek, súlyos összegbe kerülhet a munkáltatóknak.
Az irodákban ezek a leggyakoribb példák a papír pazarlására:
- E-mailek nyomtatása
- Bemutatók nyomtatása
- A papírt jegyzetfüzetekként használják
- Borítékok használata
- A hulladékgyűjtők rossz alkalmazása
A költségek és az alacsony hatékonyság mellett az adatvédelmi szempontoknak sem felel meg a papíralapú ügyintézés: a HHS Állampolgári Jogi Hivatala által a kongresszus számára benyújtott éves jelentés rámutatott, a papíralapú adattárolás hatalmas veszélyforrásokat rejt. Az anyag (papír) természeténél fogva tartósan megmarad, és ha nincs digitális biztonsági másolata, akkor kiszolgáltatottá tesszük a vállalatot a lopásoknak, természeti katasztrófáknak, egyéb károknak. Ezenkívül a nyomtatók, amelyek továbbra is gyakoriak sok szervezetben, nem biztonságosak, és bármikor feltörhetik őket a hackerek.
A digitalizált munkamenet előnyei
A kkv-k számára a papírmentes iroda nem csak a papírmegtakarítást jelenti, hanem sok más előnnyel is kecsegtet:
- Rövidített keresési idő – PDF-fel, online tárolással és hozzáféréssel
- Munkaterhelési stressz csökkenése – A papír rendetlen lehet, egységes tárolással az irodai stressz nagymértékben csökken
- Tiszta környezet – Kevesebb papír, több szabad terület az íróasztalon
A nagyobb szervezetek az utóbbi néhány évben egyre inkább papírmentes megközelítést alkalmaznak annak érdekében, hogy megfeleljenek a hulladékkezelésnek, és visszaszorítsák papírhasználatukat a folyamatosan fejlődő világában. A Bank of America például 25%-kal csökkentette a papírfogyasztását két év leforgása alatt, online nyomtatványok és jelentések használatának promotálásával és olyan egyszerű apró szokásokkal, mint a kétoldalas másolás és a könnyebb papír. Persze a teljes papírmentesség nem várható el egyről a kettőre egyik cégtől sem.
Mit tehetünk a papírmentessé válás érdekében?
Rómát sem egy nap alatt építették fel, és ahogy fentebb is említettük, nem lehet rögtön elvárni a teljes szervezet tudatosítását és átállását. Azonban néhány beidegződött szokás megváltoztatásával, valamint hatékony eszközök beszerzésével apránként elindulhatunk a zöldebbé válás irányába.
Szkenner
Lehet, hogy alapvetésnek hangzik, sok esetben azonban ez az egyszerű eszköz jelentheti a legnagyobb segítséget a papírmentessé válásban. Itt sem kell egy többszázezres tételre gondolni, a dokumentumok nagyrészét már erre képes nyomtatóval is be tudjuk szkennelni, illetve különböző okostelefonos applikációk is segíthetnek bennünket, ha gyors beolvasnivalónk akad.
Nyomtató
Ennél a pontnál nem a vásárlására, hanem a hanyagolására célzunk: igyekezzünk redukálni a használatát, szigorúan szabjuk meg, mit és hogyan nyomtathatunk ki, törekedjünk a digitális megoldások alkalmazására a papíralapú dokumentumgyártás helyett.
Megfelelő szoftverek
Ha attól tartanánk, hogy esetleg betelnek a tárhelyek az eszközeinken, akkor ne aggódjunk: rengeteg szolgáltatás közül válogathatunk, amik mind azért jöttek létre, hogy adatainkat és dokumentumainkat biztonságosan tárolják. Végezzünk kutatást, és hasonlítsuk össze a lehetőségeket a vállalkozás és saját igényeink szerint.
Ez kezdődhet akár kicsiben is: saját munkaterületünk dokumentumait kezdjük el online szerverekre feltölteni és bátorítsuk erre munkatársainkat is, hiszen, ha mindenki magára vállal ebből az elsőre hosszadalmasnak tűnő folyamatból egy részt, könnyebben juthatunk ötről a hatra. Ezután már nincs más hátra, mint a közösen használt szervert és dokumentumokat rendben tartani és rendeltetésszerűen használni.
Le a jegyzettömbökkel!
Itt egy darabka papír, ott egy darabka papír, jaj, hova tettem az előzőt… így születnek a kihasználatlan papírlapok halmazai. Ahogy említettük, sokszor a bevett szokásokat kell megváltoztatni, ami néha kellemetlen lehet, de egy szükséges rossz a papírmentessé válás útján: elhagyott papírdarabok helyett biztos helyen tárolt jegyzetek, olvashatatlan íráskép helyett karakterek, begépelés helyett azonnali megosztás. Nem is kell ragozni, mennyi élethelyzetet könnyíthet meg, ha egyből a telefonunkra vagy számítógépünkre készítünk jegyzetet.
