A hatékony, valós idejű csapatmunka úgy is megvalósítható, ha mindenkinek otthon kell maradnia, ha nincs idő rendszeres webes meetingekre, sőt: ha akár egy teljesen új munkatársat kell bevonni menet közben a folyamatba. Minderre a projektmenedzsment eszközök transzformációja nyújt jó lehetőséget.

A koronavírus-járvány okozta munkavégzési felfordulásról, az átrendeződésekről, új kihívásokról és problémákról napról-napra több tapasztalatunk van, és sok elemzés is készült már a témában. Látványos átalakuláson megy keresztül mindaz, amit eddig mindennapi munkaként határoztunk meg, és ennek egyik friss tétele, hogy a cégek a projektmenedzsment eszköztárat és e terület tapasztalatait is beemelik az optimálisabb munkavégzésbe.

Koloszár András, a Magyar Telekom belső digitalizációs támogatási központjának vezetője szerint sok esetben teljesen át kellett gondolni, vagy egyenesen „újrafeltalálni” azt, hogy az egyenként, saját otthonukból dolgozó csapatokat hogyan lehet egyben tartani, a munkájukat és az ehhez szükséges információkat összeegyeztetni. Például, ahol korábban egyetlen, a reggeli értekezleten a whiteboardra felírt információadag útmutatót és helyzetjelentést tudott adni a csapat aznapi munkavégzéséhez, ott most a közös tábla megteremtése és működtetése egyaránt külön koordinációt igényel. Ha a „digitális tábla” viszonylag könnyen meg is teremthető, a tapasztalatok szerint a csapat eredményességének a fenntartása a korábbiaktól sokkal fegyelmezettebb működést, működtetést tett szükségessé. A pandémiás helyzet és a csapat hatékonyságának fenntartása teremtette meg a helyzetet, hogy olyanok is magától értetődően kezdtek projekt-, illetve feladatmenedzsment-eszközöket használni, akik eddig nem kerestek és használtak ilyesmiket az online térben.

Parafa tábla digitalizálva

A 100 százalékban belső fejlesztésű Telekom Kanban Board nevű alkalmazás eredetileg is feladatmenedzselő eszközként született, de az alapkoncepciónak nincs köze a koronavírus által előidézett helyzethez. A TKB bár már hároméves, de annak köszönhetően, hogy már nem (csak) feladatmenedzselésre használják a cégcsoportban, a megoldás most egy afféle második életet is élni kezdett. „Ez az alkalmazás most egy online Post-it fallá vált a kollégák kezében” – magyarázta Koloszár András. Mindez úgy működik, hogy az aktuális feladatokat tartalmazó cetliket a csapattagok a státusuk szerint rakosgatják át más-más pozícióba. Vagyis: alapvetően vizualizációs eszközként használják a megoldást, legfőképpen arra, hogy az adott munkafolyamat különböző státuszait feltüntessék. Így oldották meg online például annak a HR-folyamatnak a nyomon követhetőségét, ahol a jelöltek ígéretességét pozícionálták az adott folyamatokban.

A belső digitalizációs támogatási központ vezetője szerint az alkalmazás sikerességének kulcsa az, hogy a felületen megjeleníthető információk és azok összefüggései a frissen bekapcsolódó kollégák számára is minden különösebb magyarázat, rendező elv, vagy szabály ismertetése nélkül egyértelmű és értelmezhető. „Bárki-bármikor csatlakozik egy folyamathoz, a jelenlegi távoli munkavégzéses helyzetben is, azonnal átlátja, hogy min dolgozik éppen a csapat, mit ábrázol az alkalmazás, melyen mezők vannak és mit-mikor-hova írnak, hogyan lehet tételeket más státuszba tenni” – magyarázta Koloszár András. A Telekom Kanban Board használati értékét az növeli még tovább, hogy ezt a logikát és megoldásrendszert minden egyes más üzleti területre is át lehet vinni, így elkerülhető, hogy bizonyos területeken ki-ki Jira, MS Project vagy más, a piacon fellelhető 40-50 féle, többnyire Trello-típusú „surf party” megoldást használva turbózhassa fel a folyamatok nyomon követését és értelmezhetőségét.

Nem mindentudó, de életmentő

Az alkalmazás felületét és az azon megjelenő tartalmakat mindenki, mindig ugyanúgy látja és ugyanúgy értelmezi: ránézésre is egyételmű, hogy maga a Telekom Kanban Board hogyan működik, így a felhasználó azonnal a tartalmakra tud fókuszálni. A vállalat ezt a megoldást saját belső alkalmazásként készítette, de a teljes cégcsoportban elérhető, és egy friss felmérés szerint a 220 ezer munkavállalóból már több mint 50 ezren dolgoztak vele. Arról azonban nincs szó, hogy a TKB lenne a minden zárat nyitó kulcs; az egyszerűsége kijelöli az alkalmazás határait is.

„Ha bonyolult, nem önmagától értetődő dolgot szeretnénk megjeleníteni, akkor már nem ez lesz a megfelelő eszköz” – mondta a szakember. Szerinte, ha egy projekt esetében nem a feladatokat, hanem például az erőforrásokat és az azokkal való gazdálkodást kell ábrázolni és menedzselni, akkor erre a TKB nem alkalmas, mert nem tud több dimenziót ábrázolni, és így nem is fogja megjósolni azt sem, hogy melyik erőforrás mikor érhető el, avagy mikorra fog kiapadni.

Egy snapshot bemutatására, tehát arra, ha egy agilis működésben sprintenként vagy release-enként kerülnek bele új elemek, illetve ha a folyamatábrázolásból a historikus elemek törlésre kerülhetnek, azt a TKB képes lekezeli. Azt viszont nem, ha egy szervezet Helpdesk csapata ezen keresztül szeretné menedzselni a beérkező (akár napi több száz elemből álló) igényeket.

Az ilyen megoldásoknak a használhatóságán túl az erejét a szükség és a jelenlegi pandémiás helyzet teremti meg leginkább. Ezért is kérdés, hogy mi maradhat meg mindezekből azt követően, ha a járványhelyzet megoldódik, és az általános munkavégzési protokollhoz térünk vissza. A szakember szerint a praktikus elemek beépülnek majd a normál hétköznapokba is, ugyanakkor hosszabb távon azzal kell számolni, hogy e megoldásokat nem hagyják figyelmen kívül a Google és Microsoft típusú szoftveróriások sem. Így azok azok a megoldások, amelyek jelenleg akár saját fejlesztésként, akár önálló alkalmazásként hozzáférhetők ma a piacon, a nagyok szoftverkészletének válnak majd a részévé.

„Hosszútávon mérlegelni kell, hogy mennyire fontos számunkra, hogy van egy Telekomra szabott, saját fejlesztésű alkalmazásunk – aminek megvannak az előnyei és a hátrányai is -, és mikor mondhatjuk azt, hogy a TKB kiszolgálta az időszakát, de közép-hosszú távon ezek az üzleti folyamatok és területek tagozódjanak be például a Microsoftnak fizetett informatikai csomag funkciókészletébe” – magyarázta a belső digitalizációs támogatási központjának vezetője.