Teljesen egyértelmű, hogy azok a kis- és középvállalkozások, amelyek valamilyen „modern” témában érdekeltek, már elindultak a digitalizáció útján. De sok egyéb kisebb cégnél tehetik fel a kérdést: nekem miért is kéne ilyesmibe belevágnom?
A kis- és középvállalkozások vállára nagy nyomást helyez az, hogy körülöttük a világ egyre modernebb módszerekkel és követelményekkel „támad”, ők pedig közben legszívesebben megmaradnának a már jól ismert munkafolyamatoknál és eszközöknél. Pedig a digitalizációval kapcsolatos kérdés már nem a mikor, hanem a miként: van, akinek egyszerűen azért, mert lemarad, ha kimarad, de a legtöbbeknek inkább azért, mert a digitális technológia minden félelem és újdonság ellenére igenis felturbózhatja produktivitásukat, javíthatja a működésük hatékonyságát. Persze az sem mindegy, hogyan fogunk bele a változások alkalmazásába, mivel az előkészületek és a pontos lépések meghatározása sok energia- és anyagi erőforrást takaríthat meg.
Miért is kéne digitalizálnom, ha jól van minden úgy, ahogy van?
A világ körülöttünk rohamléptekkel változik, és a digitalizáció nem csak a magánéletünket könnyíti meg, de az üzleti környezetben is profitábilis. A naprakész hálózattal rendelkező vállalatok két-háromszor gyorsabban válnak nyereségessé, mint a hagyományosabb rendszerekben működők. A T-Systems megbízásából készített reprezentatív kutatásból kiderül, hogy a vezetők többsége (58%) felkészültnek érzi magát a telekommunikációval és az informatikával kapcsolatos kérdésekben. A vállalkozások digitális felkészültségét felmérő kérdésekre adott válaszaikból azonban az látszik, hogy a digitalizációt a vezetők nem azért sorolták hátrébb, mert már túl vannak rajta. A legnagyobb problémát a tájékozatlanság okozza, azonban az alábbi pontokat követve már az 1-2 fős cégek is komoly versenyelőnyhöz juthatnak a nagyvállalatokkal szemben.
Belső felmérés: hogyan lehetünk hatékonyabbak?
Minden kis- és középvállalkozás számára kulcsfontosságú, hogy azonos erőforrással többet érjen el. De mi hátráltatja a vállalkozókat a hatékonyságban? Az Ipsos piackutató ügynöksége szerint a szükségtelen adminisztráció, illetve azok a sikertelen találkozók, amelyek sokszor feleslegesnek is tekinthetők. A komplex munkafolyamatok és a túlterhelt email fiókok hasonlóan nagy szerepet játszanak egy nap hatékonyságának lerontásában.
Mivel egy cég – legyen az bármekkora is – szeretne hatékony maradni, célszerű egy belső felméréssel feltárni az akadályokat. Elég ez az egyszerű, mégis kulcsfontosságú kérdés: „Hogyan tudja egy digitális eszköz felgyorsítani vagy egyszerűsíteni a munkafolyamatát?” A válaszokkal rávilágíthatunk az igényekre és a szükségekre, amik alapján meghatározhatjuk, hogy a céljaink elérése érdekében milyen eszközökre és szolgáltatásokra érdemes beruházni.
Az eszközök a célok szolgálatában
Az alkalmazások és a szoftvercsomagok rengetegében nagyon könnyű elveszni, épp ezért meg kell határoznunk a prioritásokat az előző pontban kapott visszajelzések alapján. Ezt összevetve a szükséges/kívánt fejlesztésekkel hozzunk létre egy kívánságlistát az eszközökre funkciók és erősségek alapján. A jelen szükségek kielégítése mellett vegyük figyelembe a célkitűzéseket, hogy ne kelljen a növekedés különböző fázisaiban újratervezni ezt a lépést.
- A funkciós listát rendezzük „mindenképpen elvégzendő” és „jó, ha ez is megvan” szempontok alapján, mivel egyszerre azért nem lehet mindent átalakítani, no meg a túl sok eszköz csak szétszabdalja a figyelmünket és erőforrásainkat.
- Az erősségek listájának kialakítása függ a szervezeti felépítéstől. Ha mindenkinek egy új eszköz használatát kell elsajátítania, akkor a felhasználóbarátság lesz a legfőbb pont, aminek meg kell felelniük az ide kerülő eszközöknek, azonban, ha csak egy adott osztály felszerelését kell javítani, akkor a testreszabhatóság és a funkcionalitás lesznek a legfőbb ismérvei.
Digitalizált ügyfélszolgálat
Hogy az ügyfeleket ne érintse a belső változások folyamata, az online ügyfélszolgálati eszköz vagy jegyrendszer jelentősen csökkentheti az időigényes telefonhívásokat és az e-mail forgalmat. A dolog pedig nem olyan bonyolult, mint amilyennek hangzik: kezdetnek már az is kiváló, ha létrehozunk például egy hivatalos Facebook oldalt, ahol előre beállítjuk, hogy ha egy ügyfél ír nekünk, automatikus választ kapjon, melyben megköszönjük a megkeresést, jelezzük, hogy hamarosan válaszolni fogunk, esetleg leírjuk a kapcsolatkeresés további módjait és a legfontosabb kérdésekre adott általános válaszokat. Aztán persze jöhetnek a chatbotok vagy a komplexebb e-ügyfélkezelési megoldások, amelyek minden szinten egyre több gondot vesznek le a „humán munkatársak” válláról, akik a megtakarított időt egyéb tevékenységeknek szentelhetik.
Egyes KKV-knak még mindig kétségei vannak az automatizált megoldásokkal kapcsolatban, részben az online ügyfélszolgálat rossz tapasztalatai miatt. Ezt gyorsan cáfoljuk is meg: a McKinsey kutatásai azt mutatják, hogy a digitális ügyfélszolgálat 76% -os ügyfél-elégedettséget eredményez, szemben a hagyományos csatornák 57% -ával. Mi több: minél többet nyújt a digitális ügyfélszolgálat, annál elégedettebbek lesznek az ügyfelek.
Áttérés az e-számlázásra
A számlák küldése, fogadása és feldolgozása elektronikusan időt és pénzt takarít meg. A Ricoh megbízásából készített Billentis-jelentés szerint az e-számlázásra való áttérés az európai vállalkozásoknak 250 milliárd eurót, az állami szektor több mint 40 milliárd eurót takaríthatna meg. Jelenleg mindössze minden ötödik számla elektronikus. Ha valaki eddig csak az anyagi igénybevétel miatt maradt távol az online számlázástól, a Magenta1 Business csomagja erre is megoldást kínál, hiszen bizonyos feltételek mellett 50%-os kedvezmény nyújt a billzone.eu használatára. (Az ajánlattal kapcsolatban minden információ és feltétel ide kattintva érhető el.)
Találjunk tehetségeket és tartsuk is meg őket
A tehetséges alkalmazottak olyan szervezetekben szeretnének dolgozni, amelyek innovatívak és túlélik ezt a digitális átmenetet. Megannyi felmérés és cikk szól arról, hogy az oktatásból manapság kiáramló fiatal munkaerő már teljesen más körülményeket vár el egy munkahelytől, mint pár évtizeddel ezelőtt. Ki szeretnék terjeszteni a megfelelő (digitális) készségkészletüket, hogy tovább tudjanak fejlődni a választott szakmájukban, és relevánsabbak legyenek a világ bármely pontján. Azokat az eszközöket szeretnék alkalmazni, amelyeket egyébként is naponta használnak, és lássuk be, ők már ezeken nőttek fel, az internet, a közösségi média, a mobilitás az ő természetes kommunikációs és feladatmegoldó közegük. Az pedig már csak hab a tortán, hogy ha ilyen, a digitális világ minden elemével tisztában levő új kollégákat találunk, az számunkra is segíthet az átállásban, megkönnyítheti a cég szemléletváltását és sikeresen lőheti ki a vállalkozást a múltból a jövőbe.
