Irodák a járvány után: visszarendeződés vagy átalakulás?

Főoldal/EMBER, ÜZLET/Irodák a járvány után: visszarendeződés vagy átalakulás?

Amióta a világon végigsöpört a Covid-19 járvány, és a vállalatok a saját dolgozóik és a cég működőképességének fenntartása érdekében erőteljesen átálltak a távmunkára, folyik a találgatás, hogy mi lesz majd, ha ennek egyszer vége lesz.

Abban globálisan is nagy az egyetértés, hogy a kormányok által világszerte elrendelt közegészségügyi intézkedések betartása mellett a vállalkozásoknak nem volt más alternatívája, mint a távmunka bevezetése. De most, hónapokkal a rendszerek átállítása után egyre égetőbb kérdéssé vált, hogy kinek hová lesz innen visszaút. Értelemszerűen minden vállalat más és más elképzelésekkel vágna neki a járványidőszak utáni világnak, de még ennyivel sem lehet egyszerűen leírni, mi következik, hiszen egy-egy cégen belül a különféle funkciók, munkatípusok is eltérő hatékonysággal működtethetők távmunkában. Az „új normalitás” tehát még sok kérdőjelet tartogat: megnéztük, a legnagyobb nemzetközi szereplők hogyan látják a jövő munkavégzési gyakorlatát, mi a helyzet itthon, és végül egy sokakra alkalmazható példaként megkérdeztük a Magyar Telekom szakértőjét is, náluk hogy áll az újratervezés.

Teljes hátraarctól totális kiszervezésig

A Google-ről néhány napja írta meg a WSJ, hogy legalább még egy évig otthoni munkavégzést kért a mintegy 200 ezer alkalmazottól Sundar Pichai ügyvezető, miközben a Facebook csak külön kérésre, és fizetéscsökkentés mellett engedi jelenleg is a távmunkát. A Twitternél és a Slacknál viszont nagyon megengedő döntés született: a dolgozók többségének önkéntes döntés alapján akár örökre is engedélyezték a home office munkavégzést.

Az ICT szektorban sincs két ugyanolyan megoldás, az Applenél például már most azzal számolnak, hogy az idén már nem lesz az irodákban visszarendeződés, a Fujitsunál pedig az a döntés született, hogy 80 ezer dolgozójuk zömét otthoni munkavégzésre rendelik, ezért drasztikusan átalakítják a munkahelyi portfóliót is. Úgy zárják majd be minden második irodájukat, hogy a megmaradókban új működési rendet vezetnek be. Az ún. “hot desk” rendszer lényege, hogy a munkaállomások nem egy-egy emberhez rendelik hozzá, hanem egy konkrét beosztás alapján az éppen aktuálisan az irodában bent dolgozó munkatárs kapja azt meg. Az IDC elemzőcég viszont arra számít, hogy a pandémiás helyzet végeztével olyan hibrid munkavégzési gyakorlatra állnak majd át a vállalatok, amelyben irodai és otthoni dolgozók egyaránt hangsúlyosak lesznek – ami átalakítja majd az eddigi irodaház-üzemeltetési szokásokat is.

A munkahely és az otthon közti határvonal elmosódására is sokan felfigyeltek már. A Harvard Business Review például a Microsoftnál kutatva számszerűsítette a távmunka előnyeit: a meetingek rövidebbek és gyorsabbak lettek, a dolgozók kevesebb időt töltenek netes csevegéssel, ugyanakkor a karantén alatt dolgozók átlagosan mintegy 40 százalékkal hosszabb munkaidővel tudták hozni a korábbi szintet.  A hazai helyzetről a napokban a Computerworld jelentetett meg egy hosszú elemzést, ennek lényege, hogy a magyarországi nagyvállalati és kkv-s szegmensben a cégek háromnegyede állt át a tömeges távmunkára, de a legtöbbjüknél nem észleltek teljesítményromlást a HR-esek.

A kényszerű távmunkázás eredményessége, illetve tartóssága általános szinten biztosan nem kezelhető egyértelműen, egyelőre a járvány utáni helyzetben bekövetkező lépés is nagyon különböző megítélésű. Kérdés, hogy mennyi maradhat meg a jelenlegi működési gyakorlatból, és hogy miként rendeződik majd vissza az irodai munkavégzés. Az a legvalószínűbb, de csak általános forgatókönyv, hogy a munkavégzésben egyfajta hibrid megoldás alakul majd ki, melyben bizonyos tevékenységek és munkaköröknek erőteljesebben maradhatnak meg a távmunka számára (akár csak opcióként is), míg más területeken a dolgozók mégiscsak visszatérnek majd az irodába.

Hogyan tervezhet egy hazai nagyvállalat?

A lapok újraosztása a Magyar Telekomnál sem teljesen egyértelmű még, mivel a legnagyobb hazai technológiai szolgáltatónál több mint ötezer munkavállaló sorsáról kell döntést hozni. Az 5000 munkahelyes, Könyves Kálmán körúti irodaházba jelenleg csak a dolgozók nagyjából egytizede jár be. Az épületbe csak azután térhettek vissza az első fecskék, hogy kidolgozták azokat az előírásokat, amivel biztonságosabbá lehetett tenni az irodát. Minden dolgozó maszkot kap a reggeli érkezésnél, számos helyen plusz kézfertőtlenítőt helyeztek ki, szabályozzák a sorbanállást, a liftek és közösségi terek használatát, valamint a tárgyalók és az éttermek használatát is. Az eddigi tapasztalatokról és a jövőben várható változásokról a cég változáskezeléssel és kultúrafejlesztéssel foglalkozó vezetőjét, Fehérvári Annát kérdeztük.

Tudjátok-e már, hogy meddig tart nálatok ez a furcsa állapot?

Azt biztosabban tudjuk, hogy mikor kezdődött: március 12-e volt az utolsó olyan nap, amikor nem volt kötelezően elrendelt otthoni munkavégzés. A home office-ból visszarendeződést illetően viszont az egyelőre csak az érvényes forgatókönyv, hogy augusztus 31-ig marad önkéntes a tényleges munkahelyre bejárás. Addig a kollégák eldöntik, mikor és hogyan jönnek be a székházba, illetve mennyit dolgoznak otthonról. Aki bejön, annak be kell tartania a szabályokat, hogy így vigyázzunk magunkra és egymásra is.

Azt követően, hogy márciusban még ténylegesen ki kellett találni, miként oldható meg, hogy mindenki otthonról dolgozhasson (és ezt olyan pozíciókra és helyzetekre is muszáj volt kidolgozni, ahol addig úgy gondoltuk, hogy szó sem lehet erről), sok helyzet és kérdés átértékelődött. Sokan rácsodálkoztunk, hogy végül a feladatok megoldásához tényleg mindenki megtalálja a módot. De nem csak a távmunka megítélése változott meg arra is reagálni kellett, amikor előkerültek az otthoni munkavégzés előre nem látott nehézségei is.

Az biztos, hogy nagyon másképp kezdtünk el gondolkozni a távmunkáról. A vezetők hozzáállása is drasztikusan megváltozott, így attól függetlenül, hogy kinek milyen pozitív és negatív tapasztalatai lettek, abban már nincs vita köztünk, hogy lehet így dolgozni. Az a feladatunk, hogy megtaláljuk ennek a módjait, és az már kiderült, hogy ehhez jó megoldást jelent, ha a korábbiaknál konkrétabban határozzuk meg a célokat. De sokkal direktebb módon kell a cégen belüli együttműködéseket is koordinálni. Fontos tapasztalatokat szereztünk, amiket fel tudunk használni ahhoz, hogy kialakítsuk az új működésünket.

Fehérvári Anna

Anna a People Unit (PU) szervezeti egység tagja, mely a Telekomban korábban részben a HR területet jelentette, illetve: e területhez tartoznak most az alapvető HR tevékenységek. Anna a változásmenedzsmentért és kultúráért felelős csapat vezetője (product ownere). Ez a csapat a cégen belüli nagyobb változásokat kezeli, és méri, hogy milyen hatással van az adott változás a szervezetre és a kultúrára.

A Covid-helyzet megélése is egy olyan változás, amit gyorsan, hatékonyan kellett megoldani, ebben segítségükre volt az agilis szemléletmód és működés, amit az elmúlt egy-másfél évben sajátított el a Telekom. Anna csapata azt vizsgálja, miként élik meg ezt a helyzetet a Telekom dolgozói, milyen hatások érik a dolgozókat és milyen információkra, segítségre van szükségük, valamint milyen módon kapják meg azt. A Culture & Change Squad is jelenleg zömmel otthonról végzi el a munkáját, Anna hetente legfeljebb kétszer jár be a székházba.

A ti munkátok lényege az, hogy a hirtelen szervezeti változásokat kell lekövetni, a vállalat számára hasznossá tenni, előkészíteni és levezényelni. Innen nézve a Covid-19 által teremtett helyzet egy ziccert teremtett. Mire használtátok fel a kínálkozó lehetőséget?

A helyzet drámaiságától eltekintve ez valóban egy tökéletes teszthelyzet volt számunkra az agilis működésünk vizsgálatához. Arra jutottunk, hogy ezt a szituációt egyszerűen nem lehet másképp kezelni. Sokat tanultunk mi is az utóbbi hónapokban. A legfontosabb lépésnek azt tartom, hogy sikerült olyan szemléletmódot kialakítani és elfogadtatni, ami a helyzet kezelése érdekében arra fókuszál, hogy ha elfogadjuk, hogy vannak előre be nem tervezhető helyzetek, akkor is fontos, hogy tervezzünk, de kicsiben, addig, amíg látunk előre. De ehhez el kell indulni, ki kell próbálni új dolgokat, és a kis lépéseket is folyamatosan vissza kell mérni. Ezt a logikát érvényesítettük a „Hogyan dolgozzunk tovább?” kérdésre is, de akár új termékekre is. Így próbálgatták például a csoportok a Teams, a Webex, a Slack, a Miro és a többi platformot is a munkájukhoz, és így gyűltek ezzel kapcsolatban az információk és tapasztalatok, hogy mit, mire, hogyan érdemes használni.

De így derült ki az is, kinek, milyen rendszerességű kapcsolatra van szüksége egy napon belül. De ez világított rá arra is, hogy a Telekomnál hatalmas igény van a közösségi élet fenntartására: sokan bekapcsolódtak egy-egy csoportba, esti nagy beszélgetések szerveződtek, sőt a munkatársak, kollégák egy-egy pohár ital mellett így, virtuálisan élnek társas életet. Pozitívumnak tartom, hogy kiderült: nálunk a személyes és kollegiális kapcsolatok online is erősek és működnek.

Mi látszik az érem másik oldalán?

A home office munkavégzéssel kapcsolatosan a nehézségekre utaló első jeleket a 3-4. héten láttuk. Akkor már hetente, SMS-ben kérdeztük a kollégákat arról, hogy érzik magukat, mire van szükségük, mi foglalkoztatja őket. A túlterheltség jelei bukkantak fel először, leginkább ott, ahol a kollégák szünetek nélkül dolgoztak, és ahol az otthon lévő kisgyerekek miatt a munkaidő, a családdal töltött, illetve a pihenéshez szükséges időszakok összemosódtak, és az arányok felborultak.

Az első hetek extra „tenni akarás” löketét április végén – amikor úgy látszott, hogy ez az állapot egyre inkább egy nyitott idejű, nem belátható végű helyzetté alakul át – a felmérés eredményeiben jól látható zuhanás látszott. Az adrenalint lecserélte a megszokás, majd a fáradtság, amire reagálni kellett. Arra jutottunk, hogy érdemes mindent újragondolni, és elengedni az extra terheket, így több figyelmet tudunk fordítani arra, hogy az otthoni élettel az aktuális feladatok és az online világ rugalmasabban együtt tudjanak működni.

A feszültségpontok csillapításához több irányból kezdtünk, de elsőként azt néztük meg, hogy mik azok a problémák, amelyek ezek közül már szervezeti szinten is megjelenhetnek. Ezekre reagálva készültek olyan ajánlások, minthogy a meetingek ne csúszhassanak egymásba, a kollégák számára biztosítható legyen legalább egy-egy rövid „biológiai szünet”, igenis tartsunk ebédszünetet, vagy épp rendszeres időközönként állítsuk fel az embereket a gépek elől. Ezek elemi szintű igényeknek tűnhetnek, de a mérésekből kiderült, hogy ezt igenis érdemes visszaépíteni a felépítménybe és megerősíteni. Meg kellett értetni mindenkivel, hogy nem tud úgy teljesíteni, ha rövid időn belül kiégeti magát. Fontos, hogy ezeket a jövőben is betartsuk, hiszen a jövőben is biztosan szükség lesz a rugalmasságra.

Július végén úgy áll az ország, hogy a koronavírus miatti kiadott vörös riadót narancssárgára állították át. Nem tudjuk még, hogy ősszel mi lesz, de az újranyitáson így is dolgoznotok kell. Mi az elképzelés?

Jelenleg alapvetően készültségi helyzetben vagyunk. Bármi, amit most tervezünk a külső körülmények változásával átalakulhat, ezért olyan opciókat építünk be az elképzelésekbe, hogy az adott helyzetre legyen online térben is megoldás. Vannak kijelölt irányok, amerre menni szeretnénk, de mindegyiknek készült A és B opciója is. Bebizonyosodott, hogy sokkal több pozíció és munkakör tölthető be jól otthonról, mint azt korábban gondoltuk. Ezért szeretnénk megnövelni a távmunkázóink arányát, és népszerűsíteni ezt a munkavégzési módot a kollégák körében.

Nem szaladnék ebben nagyon előre, de az már körvonalazódik, hogy az otthoni munkavégzés ezután nem csak a főváros körüli agglomerációban élők számára jelenthet aktív munkavégzést a Telekom csapatában, hanem az ország bármely részén lakók számára is. A digitális alapinfrastruktúra ehhez mindenhol rendelkezésre áll az országban.

Iroda vagy nem iroda? Ez itt a kérdés… még egy ideig biztosan

A Xerox júniusban elvégzett, öt országot érintő felméréséből – melyben 500 fősnél nagyobb amerikai, angol, francia, kanadai és német cégek informatikai vezetőit kérdezték a pandémiás helyzet céges vetületeiről – az derült ki, hogy a vállalkozások többségének komoly problémát jelentett a távmunkára való átállás, ugyanakkor az utóbbi hónapokban a cégek a korábbiakhoz képest feltűnően többet költöttek arra, hogy az az alkalmazottjaik otthon is megfelelő munkakörnyezetben végezhessék a munkájukat.

A kutatás kitért arra is, hogy minként tervezik a vállalatok a vészhelyzet elmultával a távmunkás foglalkoztatást. Sokan jelezték, hogy újra gondolnak a home office szabályokat és a távmunka szerepét a munkamegosztásban. Ám mégis, az adatbiztonsági kockázatokra, illetve az alkalmazottak csökkenő teljesítményére hivatkozva, a cégek túlnyomó többsége azt valószínűsíti, hogy az irodai munkavégzés hosszabb távon szinte teljesen visszaáll majd a pandémiás időszak előtti állapotába.

Azt, hogy pontosan mi történik akkor, ha végre múlt időbe kerül a koronavírus veszélye, ma, biztosan senki sem tudja. Ha túl leszünk már egy hosszabb, stabilan biztonságos időszakon, ezért is lesz érdemes a témát, a cégek döntéseit és módszereit ismét elővenni és megvizsgálni.

által|2020-07-31T10:29:57+02:002020.07.31|EMBER, ÜZLET|

A Pont Most tartalmai a Magyar Telekom támogatásával készültek